[RM] – 150 Riscos Comentados – Parte 1

Não há dúvidas de que os riscos estão sempre na mente das pessoas. Seja começando um projeto, uma atividade ou um processo, qualquer um que esteja envolvido consciente ou inconsciente pensa em algum risco naquilo que está fazendo.

Experimente conversar sobre riscos em projetos ou em outras atividades com seus colegas de trabalho, parceiros, equipe ou gestores. Você certamente ouvirá muita reclamação.

Se você reunir estas respostas, perceberá que a maior parte dos riscos certamente estão relacionadas a mudança de regras ou escopo e falta de comprometimento de outros colegas, prejudicando o trabalho um do outro.

Objetivo do Gerenciamento de Riscos

De maneira simples e prática, o objetivo do gerenciamento de riscos é se antecipar aos riscos do projeto, sejam eles positivos ou negativos, tomando decisões assertivas sobre como gerenciá-los, preparando o terreno para quando eles forem ocorrer.

As empresas inovadoras sabem que precisam correr mais riscos, já que ser inovador pode significar um sucesso absoluto ou um fracasso total. Enquanto isso, uma empresa mais conservadora, precisa acompanhar de perto tudo o que está ao seu alcance para proteger os seus negócios. Mas por onde começar?

Conheça os 5 Elementos do Gerenciamento de Riscos

Apesar de toda a carga teórica do Gerenciamento de Riscos segundo o PMBOK, podemos dividir o trabalho em 5 elementos principais:

  1. Evento de Risco: O que poderá acontecer que afetará o seu projeto?
  2. Janela de Tempo: Quando este risco poderá acontecer?
  3. Probabilidade: Quais são as chances dele acontecer?
  4. Impacto: Qual é o impacto esperado se ele ocorrer?
  5. Fatores: Quais os eventos que podem acionar ou nos avisar sobre a ocorrência deste risco?

Pense agora nas suas ações do dia-a-dia. Quando você envia uma cópia de um documento para o Google Drive ou carrega um guarda-chuva na mochila, você está fazendo um Gerenciamento de Riscos.

Pratique esta mentalidade proativa nos seus projetos e veja a diferença!

150 Riscos Comentados

Ao longo deste e dos próximos artigos, vou compartilhar com vocês uma lista com 150 riscos comuns em projetos. Vou comentar cada um e, sempre que possível, propor alguma solução ou dica de como lidar com eles.

Além disso, em cada artigo, vou incluir uma parte teórica, explicando algum conceito, prática, técnica ou ferramenta do Gerenciamento de Riscos

Espero que esta série ajude você a identificar os riscos nos seus projetos, economizando bons recursos para sua organização.

Lista de Riscos: 1 – 10

  1. Escopo Mal Definido

    • Começar um projeto sem saber onde se quer chegar é uma grande fonte de riscos. Você pode até dizer “Ah, mas em projetos ágeis não temos o escopo 100% fechado”. Não, mas você sabe onde quer chegar e faz o gerenciamento de riscos a cada sprint ou ciclo de trabalho.
    • É natural começar um projeto sem ter todas as definições, principalmente projetos inovadores. Neste caso é comum abusar do uso de premissas e esquecer de associar um ou mais riscos para cada premissa.
    • Saber onde NÃO se quer chegar é tão importante quanto saber onde quer chegar.
    • Conheça bem o produto que seu projeto deve entregar, pra quem ele será entregue e os interesses dos envolvidos, pois mesmo com um escopo sendo definido progressivamente você entenderá melhor com o que está lidando.
  2. Crescimento descontrolado de escopo do projeto – Scope Creep

    • O projeto está indo bem e, por alguma razão, o escopo começa a crescer. Surgem novos requisitos ou pedidos do seu cliente e você quer atendê-los. Aceita as mudanças sem analisar como elas impactam no que já foi feito e no que ainda está pendente.
    • Neste caso, procure identificar qual é o MVP (Mínimo Produto Viável), desta forma você poderá separar o que é obrigatório, secundário e o que pode ficar como melhoria contínua do produto.
  3. Crescimento do escopo através de agrados ao cliente – Gold Plating

    • Termo bem conhecido da área de projetos, o Gold Plating (Folhear a Ouro) é quando entregamos mais do que o cliente pediu para ‘agradá-lo’. Algo está funcionando bem mas você acha que pode ficar ainda melhor e gasta um bom tempo e dinheiro para isso, sendo que no final o resultado é o mesmo.
    • Geralmente estes itens a mais não fazem parte de nenhum requisito ou especificação do projeto. Isso é uma grande fonte de riscos, pois cada recurso a mais significa algo que terá que fazer manutenção depois ou ainda pode interferir em outros recursos já finalizados e até mesmo aprovados pelo cliente.
    • Identificou algo interessante ao cliente? Alinhe primeiro com ele e analise o impacto deste novo item no escopo do seu projeto.
  4. Estimativas incorretas ou mal feitas

    • Copiar estimativas de um projeto anterior ou ‘chutar’ os valores de tempo/custo de atividades é uma prática comum e, na maioria dos casos, fatal nos projetos.
    • Experimente realizar uma simulação após coletar as estimativas. A simulação mais popular é a Análise de Monte Carlo, onde a ferramenta executa o projeto centenas ou milhares de vezes entregando pra você, dentre outras informações, a probabilidade de você concluir seu projeto em determinada data e orçamento.
  5. Esquecer de associar as dependências das atividades do projeto

    • Você consegue construir um telhado sem levantar as paredes? Acredite, muitos gestores se esquecem de verificar as dependências das atividades. Você pode ter pessoas ociosas em determinados momentos e sobrecarregadas em outros, além de falta de equipamentos ou materiais por planejamento ruim.
    • Quando estiver estimando e detalhando as atividades do projeto, verifique as dependências e certifique-se de que elas estão associadas, principalmente quando for elaborar um cronograma. Você pode não conseguir prever todas as amarrações, é normal chegar em alguma atividade e descobrir que teria sido melhor realizar outra antes, ou que depende de outra antes.
    • É ai que entra também o gerenciamento de riscos. Na falta de material, faz o que? Existe alguma solução de contorno pelo planejamento ruim? Consegue realocar rapidamente um profissional ocioso porque ele chegou antes de alguém concluir uma atividade anterior?
  6. Esquecer atividades importantes para atender o escopo do projeto

    • Contratou uma consultoria de software mas esqueceu de disponibilizar computadores para eles? Terminou um desenvolvimento importante mas não se lembrou de incluir atividades de validação? Você pode não conhecer 100% de todas as atividades necessárias, porém não pode se esquecer das vitais para atingir o objetivo do projeto.
    • Com os requisitos em mãos, procure associar os requisitos detalhados aos requisitos iniciais e ao objetivo do projeto. Conforme avança no detalhamento da EAP, associe estas atividades aos requisitos e, por fim, associe os riscos à estas atividades. Desta forma, você saberá quais riscos influenciam em quais requisitos e objetivos do projeto. Verá que ao criar esta rastreabilidade, você identificará não somente novas atividades mas riscos adicionais.
  7. Projeto sem apoio da administração

    • Você tem um novo projeto porém sua equipe não tem tanta autoridade assim para executá-lo. Neste caso, você precisa de um apoio mais forte da administração da empresa. A falta deste apoio pode dificultar ou até mesmo interromper o andamento do projeto.
    • Procure no começo do projeto revisar a hierarquia e autorizações. Se existe um fluxo de aprovação de compras, tente definir um valor mínimo pré-aprovado, que dispense passar por todo o processo. Precisa de assinaturas de gestores? Veja um sistema de assinatura digital, desta forma você não ficará com nada travado porque um determinado gestor está de férias ou longe da empresa.
  8. Falta de Engajamento dos Gestores para com o projeto

    • A Administração até está interessada no projeto, porém nunca conseguem participar das reuniões. Decisões são tomadas pela equipe e não são comunicadas adequadamente e várias reuniões depois os gestores começam a questionar coisas que já foram decididas antes.
    • Revise seu plano de comunicação e procure manter próximo as pessoas influentes no seu projeto. O plano de comunicação é uma ótima fonte de riscos, já que você estará se comunicando durante boa parte do projeto.
  9. Conflito de Poder/Interesse entre os Gestores relacionados ao projeto

    • Um projeto pode afetar várias áreas da empresa e isso certamente poderá gerar conflitos entre os gestores. É muito comum o Gerente de Projetos ter que responder a gestores de diversas áreas que não concordam entre sí.
    • Durante seu planejamento inicial, procure envolver todas estas partes interessadas influentes e tente obter um acordo em comum entre elas.
    • Nesta situação você será testado na sua habilidade de lidar com conflitos! Conflitos representam riscos, já que um gestor simplesmente por discordar de algo no projeto pode começar a colocar empecilhos por exemplo em aprovações que você precisa.
  10. Troca de Gerente/Administração na Empresa

    • Imagine que você tem um projeto que possui muito apoio de um determinado gerente. Tudo está indo bem até que por alguma razão este gerente deixa a empresa ou é substituido. O novo gestor pode não concordar com o seu projeto ou solicitar mudanças.
    • Troca de alguém da equipe, seja na operacional ou na adminstrativa, representa uma fonte enorme de riscos. Procure ter boas documentações do andamento do seu projeto pois mais importante que lidar com a nova parte interessada é mostrar para ela que você tem o projeto sob controle e sabe para onde está indo.

 

Estes foram os 10 primeiros! Vou continuar a lista no próximo artigo, espero que acompanhe a série!

Tem algum comentário sobre os riscos apresentados? Quer sugerir algum para o próximo artigo? Use os comentários!

Obrigado pela leitura e até o próximo artigo!

 

Referências:

Project Risk Assessment