Atividades diárias sob controle

Todo projeto possui algum tipo de entrega. Pode ser uma parte de um sistema, um documento, um protótipo. E, claro, para atingir estas entregas é comum que a equipe envolvida na entrega tenha atividades diárias.

Para um gestor de projetos é inviável realizar o “micro gerenciamento”, onde todos os dias você acompanha as atividades de cada membro da sua equipe. Apesar disso você precisa ter um controle do andamento destas atividades e, mais importante, o controle de suas próprias atividades diárias!

Assim como a equipe, um Gerente de Projetos também possui diversas atividades diárias: Contato com fornecedores para resolver algum impedimento para sua equipe, reuniões, responder e-mails, levantar informações sobre algum assunto do projeto, atualizar cronogramas e documentos.

Por mais organizado que um gerente possa ser, nem sempre é fácil se lembrar de todas as atividades, ou conduzir uma atividade que demanda diversas ações. Por exemplo, você está apoiando uma negociação com um fornecedor. Essa negociação envolve diversos e-mails, ligações, reuniões. Você precisa controlar de alguma forma o andamento desta negociação. Como fará isso? Conforme o tempo que esta negociação levar, ao término dela você terá em mãos diversos relatórios, anotações, e-mails. Um ano após esta negociação, será fácil levantar este histórico? Ou ainda pior: Você é um gerente que acabou de entrar na empresa e precisa levantar um histórico de um gerente anterior. Se ele apenas anotou em um caderninho, imagine sua dificuldade.

Pensando nisso, gostaria de compartilhar algumas ferramentas e técnicas que acredito serem muito úteis, tanto pra fins de acompanhamento diário como para eventualmente buscar um histórico quando necessário.

Comecei esse artigo como parte da série GPMPE-MH, porém como se trata apenas de recomendações de ferramentas entendo que não se enquadra tanto na proposta da série.

Todoist

Descobri esta ferramenta recentemente e já é uma das minhas favoritas. Apesar de parecer um simples controle de atividades, vai muito além disso.
Primeiramente funciona praticamente em qualquer dispositivo: Celulares, Computadores, Tablets e até mesmo Smartwatches. Você pode portanto acompanhar suas atividades de qualquer lugar sem dificuldades.

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Ele pode ser facilmente integrado ao Outlook e Gmail. Qual a vantagem disso? Sabe aquele e-mail que você só poderá dar um retorno daqui 3 semanas? Ao invés de criar um marcador, deixar anotado em algum lugar ou usar aquele acompanhamento “pobre” do Outlook, você insere o e-mail no Todolist, programa a data e, no dia, você receberá a notificação para acessar o e-mail e respondê-lo.

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Você pode criar tarefas avulsas, agendar com etiquetas e marcadores, priorizando.

É comum ao longo do dia o Gerente de Projetos se movimentar pela empresa ou diversos locais envolvidos no projeto. Com uma lista de atividades e verificações que você precisa fazer ao longo do dia, utilizando esta ferramenta você pode andar pela empresa, verificar as atividades e encerrá-las ou deixar comentários através do celular. Nada de carregar notebooks, tablets ou cadernos.

Alguns recursos estão disponíveis apenas para assinantes Premium, porém o custo é bem baixo: $28.99 por ano. Novos usuários podem experimentar a versão Premium por 30 dias sem precisar informar cartão de crédito.

Eu utilizo a versão gratuita e atende me bem. O recurso que mais utilizo é o agendamento de atividades vinculadas a um e-mail e atividades de feedback. São aquelas atividades em que já deleguei algum assunto ou aguardo retorno de alguém em determinado dia. Coloco a atividade e no dia certo entro em contato com a pessoa em busca da informação.

E por fim, outro recurso interessante é colaborar com sua equipe na realização das atividades. Os envolvidos nela podem deixar comentários e discutir, ficando tudo armazenado para consulta posterior.

Kanban em Gestão de Projetos

Quando falamos em Gestão de Projetos, a maioria das pessoas (e gestores) já pensa em ferramentas modernas e caras para controlar um projeto. Porém, bastam as ferramentas certas e bem usadas para isso. Podem ser ferramentas gratuitas ou até mesmo sem nenhuma tecnologia avançada. É o caso do Kanban:

kanbanKanban voltado a desenvolvimento

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Kanban Simples, direto ao ponto

O método Kanban – que em japonês significa quadro, placa ou registro – foi criado para controlar o fluxo de processos em indústrias japonesas para dar agilidade a produção. Este método funcionou tão bem que é bastante popular em quem utiliza métodos ágeis, uma vez que permite a equipe quebrar, dividir suas atividades em pequenas atividades.

O Kanban fornece uma forma rápida e fácil de integrar a equipe do seu projeto. Além disso é uma ferramenta focada na entrega de valor: Você dará prioridade aos itens de mais valor para seu cliente.

Recomendo a leitura do meu artigo anterior: “Metas: Como fazer (e atingir) as suas” em que explico como utilizar o Kanban para seus objetivos pessoais. Lá explico bem a forma de utilizar e facilmente você poderá utilizar em seus projetos.

Reuniões Diárias (Scrum)

Um dos conceitos mais populares do Scrum são as reuniões diárias. Reuniões com tempo pré-determinado (15 minutos) onde os participantes ficam em pé e respondem a 3 perguntas básicas:

  • O que eu fiz ontem para atingir meus objetivos
  • O que tenho planejado para hoje para atingir meus objetivos
  • Quais os impedimentos ou problemas estou enfrentando para atingi-los.

Ao término da reunião você, como gerente de projetos, saberá com quem precisará conversar após a reunião para ajudar a resolver algum impedimento. Entenderá o andamento do projeto e saberá onde atuar com mais eficiência. Estas reuniões precisam ser objetivas e acontecerem no mesmo horário e local. Ninguém deve se atrasar e não devem usar a reunião pra sanar os problemas e situações, apenas apontá-los.

Outro grande ganho da reunião é a integração da equipe: Você manterá contato constante com todos os membros incentivando a participação e união das pessoas.

Técnica de Pomodoro

Em um artigo anterior expliquei do que se tratava a técnica de Pomodoro. Recomendo a leitura.

Em resumo: Você define um período de tempo em que ficará focado na atividade. Nada de celular, facebook, ligações. Inclusive você pode se trancar em uma sala e colocar um bilhete informando que está no período de Pomodoro. Ao término do ciclo, você tem um pequeno intervalo para fazer o que quiser. Após 4 ciclos, você tem um intervalo maior.

Benefício? São vários mas o principal é que, por saber que você terá um tempo para questões pessoais (os intervalos) você ficará focado no período de pomodoro para realizar suas tarefas sem se preocupar com as notificações e interferências. Recomendo a leitura do arquivo que está bem explicado!

Trabalhe 4 horas por semana (The 4-Hour Workweek) | Timothy Ferriss | Editora: Planeta

Por fim, recomento a leitura do livro “Trabalhe 4 horas por Semana”. Em resumo o autor fornece exemplos de como retirar ou delegar atividades do seu dia que você não precisa realizar. Já parou para pensar qual a parcela do seu dia é ocupada por atividades que não lhe trazem valor ou retorno nenhum? E quantas delas poderiam ser feitas de maneira automática, ou em horário definido ou ainda por terceiros?

É claro que o livro não fará com que você trabalhe apenas 4 horas, nem sabemos se isso aconteceu com o próprio autor. Porém certamente ele vai expandir sua mente e abrir caminhos para você ser mais feliz com seu trabalho. Você irá priorizar o que é realmente importante pra você e buscar um objetivo único: Fazer com que seu trabalho não dependa de você.