[GPMPE-MH] – Como preparar sua equipe para Projetos Híbridos #8

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Nos artigos anteriores falei sobre como iniciar um projeto utilizando métodos convencionais e ágeis. Ao iniciar um projeto precisamos definir no início quais serão as técnicas, metodologias ou práticas que pretendemos utilizar, tanto pra gestão como para execução.

A principal dificuldade em um projeto híbrido é fazer com que a equipe do seu projeto consiga trabalhar tanto com modelos ágeis como tradicionais.

Em um artigo anterior falei sobre a adoção de práticas ágeis no próximo PMBOK. Apesar deste grande passo, as pessoas continuarão tendo opiniões diferentes. Enquanto alguns preferem modelos tradicionais, outros preferem métodos ágeis. Se o profissional não se sente confortável com outro modelo de gestão de projetos, isso afetará diretamente sua motivação e produtividade.

As pessoas demoram para se adaptar à uma troca de modelo de gestão, mesmo que ambos os modelos tenham o mesmo objetivo: o sucesso do projeto. Ocorre o mesmo problema quando trocamos um membro de uma equipe ágil: A produtividade no início cai, depois sobe e só depois de um tempo fica estável.

Em projetos híbridos esta dificuldade é ainda maior, pois as pessoas não estarão apenas transitando entre projetos com modelos de gestão ou gestores diferentes e sim atuando em um mesmo projetos com ambos os cenários! Imagina então se o membro da sua equipe precisa trabalhar em um modelo em que não esta habituado…

Como criar um ambiente favorável à um projeto híbrido

Fácil e errado: Podemos eliminar esta transição, definindo quem vai atuar exclusivamente em modelos ágeis e quem ficará exclusivamente com modelos tradicionais. A princípio pode parecer uma boa solução, afinal, cada membro iria se dedicar e se especializar em um modelo, correto? Errado! Imagine um modelo em que você tenha metade da equipe preparada para ágil e a outra metade para tradicional. Porém seu projeto precisa de 70% tradicional e 30% ágil. Você terá membros da equipe ágil subutilizados e uma queda de produtividade do lado tradicional do seu projeto.

Prático e Errado: “Ah, então que tal criar uma metodologia híbrida de gestão de projetos na empresa, ao invés de projetos híbridos? Pois assim iremos forçar o compromisso de todos na empresa para este novo modelo e eles ficarão aptos à ambas as situações!.” Errado de novo!

 

Entenda o seguinte. Qualquer atitude que força o comprometimento da sua equipe cria uma situação em que todos saem perdendo. Além disso você não poderá adaptar as melhores práticas aos seus projetos pois será obrigado a usar a metodologia da empresa, forçando seu projeto a seguir práticas ou técnicas eventualmente inadequadas para determinado tipo de projeto. Isso também não resolve o principal: Os membros da sua equipe continuarão sem poder trabalhar com o que realmente gostam. Fora o fato que você precisará entender e atualizar uma terceira metodologia, criada exclusivamente na sua empresa.
A escolha do modelo de gestão, seja ágil, tradicional ou híbrido deve ser feita em prol do projeto. Não podemos escolher isso com base em opiniões de gestores ou diretores.

 

Difícil mas funciona: Inicialmente não vá direto para um modelo híbrido. Inicie um projeto em uma metodologia, tradicional ou ágil, quando definir os pacotes de trabalho ou atividades, crie algumas que usam exclusivamente um destes modelos: Ágil ou tradicional, independente do que você usou para iniciá-lo.
Para isso você precisará ter recursos na sua organização que saibam trabalhar confortavelmente com os dois modelos. Difícil? Talvez, mas você pode fazer algo para facilitar:

Seja claro: Não basta sua equipe conhecer os dois modelos, tradicionais ou ágeis, a diferença entre eles e como funciona. Acima disso, eles precisam saber PORQUÊ você escolhe um ou outro modelo para seus projetos. Explicar o motivo da decisão é fundamental. Além disso, tenha uma  definição clara de como os modelos irão interagir: Não ignore a transferência de informações entre atividades que utilizam métodos diferentes!

Permita autonomia: Métodos tradicionais são os preferidos em empresas com hierarquia muito forte, já que pra tudo existe um processo bem definido.
O controle em um projeto tradicional costuma ser rígido a ponto de precisarmos registrar cada hora/dia em que executamos determinada tarefa. Procure flexibilizar a forma de controle das atividades durante a execução do projeto, aumentando com isso a motivação de sua equipe em focar no que realmente interessa: As entregas de valor do projeto. O modelo tradicional continua sendo importante em diversos aspectos do projeto, porém busque facilitar a execução.

Motivação: Acompanhe e apoie sua equipe constantemente e de maneira construtiva, não somente monitorando como eles fazem. Qualquer equipe ágil que tenha alta performance já trabalha em um ambiente familiar, uma ‘zona de conforto’. Modificar este ambiente (inserindo métodos tradicionais ou híbridos) certamente irá afetar esse conforto. Tanto o Gerente de Projetos como a própria organização devem saber disso e agir ativamente para deixar não somente seus recursos motivados mas o próprio time em si. Lembre-se: sua equipe ainda está se adaptando à esta mudança para um modelo híbrido. Fornecer objetivos e metas mais simples no início do projeto permitirá que a equipe se adapte e entenda melhor esta mudança.

 

Estamos lidando HOJE com uma transformação do modelo de pensamento em gestão de projetos e tentando descobrir melhores formas de aplicar esta transformação em nossas empresas.
Essa dificuldade também ocorre por conta da equipe do projeto, pois costumam portanto focar NO QUE estão fazendo ao invés de COMO fazer. Quando trazemos uma mudança como o modelo híbrido fica mais difícil para a equipe se concentrar nas suas tarefas pois precisam antes entender novamente COMO fazer, deixando a gestão mais difícil para o Gerente de Projetos.

 

É… não existe uma solução fácil ou fórmula mágica. O impacto de modelos híbridos de gerenciamento de projetos precisa estar claro para todos os envolvidos no projeto. E a melhor forma disso acontecer é começar justamente por aqueles que executam seu projeto.

 

Espero que tenha gostado do artigo! O assunto é importante e polêmico e precisa ser discutido!Tem alguma sugestão, comentário ou quer discutir o assunto? Use os comentários! Obrigado pela leitura!