[GPMPE-MH] – Criando e monitorando cronogramas ágeis #6

Não podemos falar sobre cronogramas ágeis sem antes tratar de um estereótipo bem comum da área de Gestão de Projetos: “Gerente de Projetos só cuida de cronogramas” ou “Gestão de Projetos é um cronograma bem feito”.

É bem comum quando fechamos um contrato para um projeto escutarmos “Quando você me envia o cronograma do projeto?” ou “Semana que vem você me entrega o cronograma e começamos?” Você, um GP qualificado, com muita experiência engole seco…  Você lembra do PGP, da TAP, do Business Case revisado, dos requisitos e uma série de outras informações ou documentos importantes ao seu projeto mas que o cliente não sabe (ou finge que não sabe) e só quer saber do seu cronograma.

O cliente ignora (ou finge não saber) que não é porque o contrato foi assinado que ele receberá ‘entregas’ do projeto na mesma semana. Dependendo do tipo de projeto, o planejamento pode durar meses, o que para muitos clientes pode ser algo de grande insatisfação, já que geralmente os vendedores não explicam isso pra ele.

Mas será que o planejamento precisa demorar meses? Talvez se for a construção de um foguete, mas e um software? E a reforma de um banheiro? Uma festa de casamento? Talvez você possa ser mais ágil.

Já abordei em artigos anteriores sobre como iniciar projetos, levantar requisitos  e como dar o pontapé inicial no seu projeto. Vamos agora para a elaboração do cronograma!

O que é um Cronograma? 

Um cronograma nada mais é que uma lista de tarefas, atividades, entregas e marcos. Um erro comum é querer  que TUDO o que acontece no projeto esteja no cronograma. Isso irá gerar um cronograma gigante e de administração quase impossível.

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Este exemplo acima mostra isso. E olha que estamos falando de um Modelo Pronto do Project 2013! Sabemos que arquivos “modelo” não trazem tudo o que precisamos. Este modelo tem 100 atividades e se você fosse adaptar ao seu projeto, certamente ele ficaria ainda maior!

Outro erro comum é montar o cronograma como se tudo fosse uma sequência (veja a coluna predecessoras no ítem acima). Alguns itens podem correr em paralelo, outras fazem parte do projeto mas podem ser executadas a qualquer momento, estando na parte de cima ou de baixo do seu cronograma. No modelo, será que a atividade “Identificar Recursos Necessários” não poderia ser feita em paralelo com a atividade “Identificar elementos de custos operacionais?” Veja que os Recursos são diferentes. O Project calcula automaticamente a alocação de recursos baseado nas suas atividades. Talvez se elas fossem em paralelo seu projeto poderia ser mais curto.

Ufa! Abordei somente uma situação. Imagine você tratar isso em um cronograma com 300, 400, 1000 atividades. Impossível!

Mas como fazer então?

Cronograma Ágil

Se você chegou na fase de elaboração de um cronograma, é certo que você já terá uma boa carga de requisitos, premissas, necessidades do projeto. Possivelmente já terá um cronograma macro e sua TAP assinada.

Você já tem as principais entregas do seu projeto. Se você utilizar Scrum, saberá que terá possivelmente uma sprint por mês. O que é feito nesta sprint dependerá da equipe do seu projeto.

Em um cronograma convencional, você poderia ter algo do tipo:

  • Pintura do Quarto
    • Pintar Parede
      • Separar a Tinta
      • Pegar os materiais
      • Misturar as cores
      • Preparar para pintura
      • Pintar parede 1
      • Pintar parede 2
      • Dar o acabamento

Imagine que tudo isso será realizado em 2 horas. Qual o sentido de tanto detalhe? Não seria mais fácil:

  • Pintura do Quarto
    • Preparar o Material
    • Pintar 2 Paredes

Este é o conceito. Procure montar um cronograma considerando principalmente as entregas. Se utilizar  o Project você poderá alocar na atividade “Preparar o Material” os “Recursos” de Materiais ou Custos e na atividade “Pintar 2 Paredes” os “Recursos” de trabalho, com o volume de horas.

Você pode ir além, elaborando um cronograma com “Entregas”:

  • Pintura do Quarto
    • Preparar o Material (1 hora + custo + materiais)
    • Pintar 2 Paredes (2 horas de recurso de trabalho)
  • Entregas
    • Parede Pintada (Zero de duração, um marco de entrega)
    • Quarto Finalizado (Zero de duração, um marco de entrega)

Desta forma você terá a visão de consumo do seu projeto e controlará os marcos importantes do seu projeto:
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Cada tarefa da “Sprint” pode ser uma fase padrão da sprint, não necessariamente a atividade que irá desempenhar. No nosso exemplo, você não precisa detalhar a atividade do pintor. Você sabe que ele precisa pintar 2 paredes e sabe que pra isso ele precisará separar o material e pintar. Então não tem necessidade de detalhar (já que sem isso, ele não fará nada).

Se o trabalho for complexo, onde precisa de muitas atividades para chegar em um objetivo e deixar tudo na mão do membro da sua equipe seja arriscado, você pode controlar de duas formas:

  • Convencional: Uma planilha enorme com todas as tarefas detalhadas. Você pode vincular esta planilha na atividade do Project (através de um hiperlink).
  • Ágil: Pode utilizar Kanban ou Quadro de Tarefas.

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A melhor ferramenta é aquela que ajudar você a conduzir, monitorar e entregar o seu projeto. Se você não tem necessidade de longos relatórios, não precisa armazenar tanta informação de histórico de como chegou no resultado, um quadro como o da foto acima poderá ajudá-lo! Trabalha com equipes remotas? Sem problemas, existem dezenas de ferramentas colaborativas com visual semelhante e próprias para métodos ágeis.

Este tipo de abordagem é altamente recomendada para projetos inovadores ou projetos que não conhecemos muito bem o que temos que fazer para atingir um objetivo. Se você for controlar todas as atividades no cronograma precisará de replanejamento toda vez que precisar incluir uma tarefa ou excluir. Seu controle por linha de base ficará uma bagunça e ficará quase impossível gerar um bom indicador do seu projeto.

Exemplo: Reforma de Apartamento

Um bom exemplo é um projeto de reforma de um apartamento. Você não precisa detalhar o que acontecerá em cada cômodo. Se você estimar com sua equipe técnica que a reforma do banheiro levará 30 dias, coloque uma atividade “Reformar Banheiro – 30 dias”.

No Project faça a alocação dos recursos de acordo com o esforço necessário e aponte os materiais previstos e custos. As atividades menores faça o controle no quadro de tarefas. A produtividade poderá ser acompanhada pelo quadro e por você. Não importa se a equipe levou 3 ou 4 dias para colocar o piso no banheiro. O que importa é se o custo ao término dos 30 dias foi mantido e se o prazo foi respeitado.  Se você detalhar tudo no cronograma, qualquer atividade que atrasar pode gerar o replanejamento do projeto, gerando custos de gestão por conta do tempo gasto para acompanhar cada ítem e prejudicará os indicadores do projeto como um todo.

Lembre-se: O que importa para o cliente é o “Valor” do projeto. Para ele o valor é o banheiro reformado em 30 dias e não se ele levou 3 ou 4 dias para realizar uma das atividades. Micro gestão tem custo elevado e seu cliente não pode pagar por isso. Não seja detalhista! Confie na sua equipe, que ela será capaz de entregar o que foi combinado. Afinal, durante o planejamento do projeto você consultou sua equipe e debateu os prazos, onde a mesma se comprometeu com o projeto correto? Não foi você quem definiu tudo da própria cabeça. Assim espero! 😀

Espero que tenham gostado do artigo. Existe muita literatura a respeito de cronogramas ágeis. Recomendo que realize algumas pesquisas para complementar este assunto e ir a fundo no processo.

 

No próximo artigo irei apresentar um resumo de tudo o que é necessário na etapa de Iniciação do Projeto. Já abordei diversos assuntos relacionados ao início do seu projeto, por conta disso vou disponibilizar alguns modelos e resumir o que considero importante para iniciar seu projeto, encerrando os assuntos desta série relacionados a planejamento e Iniciação para abordar outros tópicos relacionados à execução e acompanhamento do projeto. Até lá!