[GPMPE-MH] – Documentando o Início do seu Projeto #7

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Em Dezembro/2015 comecei esta série com o intuito de abordar os principais conceitos de gestão de projetos ágeis e tradicionais para micro e pequenas empresas. Falamos sobre cronogramas ágeis, acompanhamento de projetos utilizando kanban, sobre plano de comunicação e outros assuntos, em sua maioria, relacionados à como começar um projeto e seu planejamento inicial.

Pensando nisso, resolvi agrupar aqui pra vocês um resumo do que considero importante fazer ou documentar na fase de Iniciação do projeto, deixando em suas mãos excelentes dicas e técnicas para que utilize em seus projetos. Nos próximos artigos pretendo abordar etapas seguintes, relacionadas ao monitoramento do projeto, execução além de planejamentos constantes ao longo do projeto.

Iniciação segundo PMBOK 5ª Edição

Segundo o PMBOK temos os seguintes processos em Iniciação:

  • 4.1 – Desenvolver o Termo de Abertura
  • 13.1 – Identificar as Partes Interessadas

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Fig1: Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas dos processos 4.1 e 13.1. Fonte: Ricardo Vargas

Porém sabemos que para desenvolver um bom Termo de Abertura não basta apenas identificar as partes interessadas e focar apenas nas Entradas/Ferramentas e Técnicas recomendadas pelo processo. Precisamos de outros processos da área de Planejamento, mesmo que com informações macro, sendo apenas alguns deles:

  • 5.2 – Coletar Requisitos (Macro)
  • 5.3 – Definir o Escopo (Macro)
  • 7.2 – Estimar os Custos (Macro)
  • 7.3 – Determinar o Orçamento (Macro)
  • 11.2 – Identificar os Riscos (Macro)
  • 6.2 – Identificar as Atividades (Macro)
  • 6.6 – Desenvolver o Cronograma (Macro)

No início do projeto nem sempre temos clareza de todas as informações. Lembre-se que estamos apenas iniciando o projeto.  Temos os requisitos, riscos, premissas, atividades e cronogramas apenas em um nível macro.
Nesta fase do projeto já contando com opiniões especializadas e pesquisas temos uma visão geral do que esperar do projeto, permitindo com isso uma aprovação para início do projeto. Após esta aprovação você já poderá alocar recursos para atuar no detalhamento de tudo o que é necessário para o primeiro planejamento do projeto.

Iniciação segundo práticas ágeis (scrum)

Quando falamos em Ágil é um erro comum de se pensar que só porque é ágil não temos documentação. Errado! Temos sim documentos e artefatos importantes porém somente os que geram valor para o projeto ou cliente.

Segundo o Scrum, o primeiro passo que você precisa para começar um projeto é definir os três papéis abaixo:

  • Scrum Master: Responsável por fazer o processo ágil acontecer, removendo impedimentos, facilitando e organizando reuniões e eventos ágeis.
  • Product Owner: Responsável por fornecer conhecimento do negócio, do produto do projeto, em forma de requisitos. Ele fornece para a equipe informações, requisitos e correções de diversas fontes. Possui contato com os especialistas no assunto do projeto.
  • Equipe: São as pessoas que vão atuar de fato no projeto, desenvolvendo, testando e implementando. Ela precisa de autonomia nas decisões que afetam seu próprio trabalho. Ela mesma divide entre sí os trabalhos necessários para atingir o objetivo do projeto.

Após isso, o Product Owner, com apoio da sua equipe, irá fornecer o escopo do projeto através de Histórias (storys). Não precisamos no início do projeto saber todas as histórias. Podemos começar com algumas e ir evoluindo acrescentando mais. Nesta história você pode colocar um título, uma descrição, valor agregado, estimativas e/ou informações que ajudem a compreensão desta história. Não se preocupe com a importância de cada uma neste momento de criação. A priorização será feita pelo Product Owner após o término da definição destas histórias iniciais.

Com a lista priorizada chega a hora de estimar cada uma delas. Somente o Scrum Master ou a Equipe tem autonomia para estimar. Mesmo que o Product Owner tenha uma noção, ele não deve interferir neste processo. Para estimar você pode utilizar o Planning Poker ou outra estratégia que achar mais conveniente para o seu projeto.

 

Veja que quando falamos em métodos ágeis não está claro o momento da iniciação ou do planejamento. O planejamento de um projeto ágil é constante, ocorre durante todo o projeto, no intervalo entre as Sprints. A formalização de início de um projeto ágil geralmente é atrelado a um contrato que define alguns limites de orçamento e informações básicas sobre o projeto. O que será realmente feito no projeto é definido ao longo do mesmo com aprovação do Product Owner.

Juntando tudo isso: PMBOK + Ágil = Modelo Híbrido

Você pode atender as necessidades do PMBOK em relação a documentação e ainda assim utilizando os artefatos ágeis, criando assim um Modelo Híbrido para seu projeto. Essa união é importante principalmente pela necessidade de atender normas das empresas ou de mercado, ao mesmo tempo sem criar uma burocracia desnecessária no registro destes documentos.

Deixo para vocês abaixo modelos de documentos que utilizo nesta fase inicial do projeto. São documentos híbridos, contendo informações importantes segundo o PMBOK utilizando pra isso artefatos e técnicas ágeis em alguns destes pontos. Dentro dos documentos você encontra explicações adicionais sobre o preenchimento.

Modelo de Ata de Reunião (Word): Download

Modelo de Termo de Abertura (Word): Download

Modelo de Registro de Partes Interessadas (Em Word e Excel): Download

Modelo de Plano de Comunicação (Word): Download

Modelo de MRR – Matriz de Rastreabilidade de Requisitos (Word): Download

Modelo de Roadmap de Prioridades do Backlog – Usando MoSCow e Walking Skeleton (Word): Download

 

Baixar todos os Modelos Acima: Download

 

Recomendo que veja também este excelente artigo do Vitor Massari, onde ele demonstra como trabalhar com Scrum e PMBOK em conjunto. Em modelos híbridos o importante é adotar técnicas e práticas que ajudem na gestão de processos, sem radicalismo.

 

Tem comentários, sugestões ou quer debater o assunto? Comente! Nos próximos artigos pretendo abordar assuntos relacionados a execução do projeto bem como seu acompanhamento, com dicas sobre ferramentas, condução de reuniões e outros assuntos relacionados. Até lá!