[GPMPE-MH] – Entendendo as Partes Interessadas #2

No artigo anterior falei sobre como iniciar um projeto e a importância de registrar este momento independente do tamanho do projeto, utilizando para isso um Termo de Abertura (TAP) recomendado pelo PMI mas com um misto de práticas ágeis – modelo híbrido de gestão de projetos.

Uma parte importante do TAP é o registro das Partes Interessadas iniciais. São todas as pessoas que, no momento da abertura do projeto, você já conhece ou sabe que está envolvida no projeto de alguma forma. Esta lista pode crescer ou diminuir ao longo do projeto.

Entenda como “parte interessada” qualquer pessoa, empresa ou entidade que participará do seu projeto. Pode ser você, o “Cara da TI” e a “Associação XYZ” do bairro. Você precisa aprender a identificar e entender quem irá se envolver direta ou indiretamente no seu projeto.

A maioria dos Gerentes de Projetos usam a matriz de “Poder X Influência”. Mas será que este método antigo ajuda mesmo em um projeto para micro e pequenas empresas?

Poder X Influência (ou Poder X Interesse)

O objetivo desta matriz é identificar as partes interessadas no seu projeto e, de alguma forma, identificar seu grau de influência ou interesse e poder no projeto de maneira bem genérica. Alguns GPs também consideram o impacto no projeto durante a elaboração deste tipo de gráfico:

poderinfluencia2Matrix Poder X Interesse (ou Influência)

De que forma essa abordagem ajuda no projeto? Eu acredito que não ajuda muito. Primeiro porque esta matriz costuma ser feita seguindo a hierarquia oficial da empresa/cliente. Mas e a hierarquia informal? Estou falando do “Técnico de Informática recém formado que também é filho do dono”. Pela hierarquia formal, ele não teria poder nenhum mas fora da empresa ele poderia ir até o pai, dono da empresa e passar informações que iriam contra ao seu projeto.

Mapa de Influências ou Mapa de Relacionamentos

Em situações como esta gosto de utilizar o Mapa de Influência. Quando o projeto é pequeno, com poucas partes interessadas (lembre-se que nesta série estou falando de projetos para micro e pequenas empresas) é provável que você conheça a maioria dos envolvidos ou tenha fácil acesso a entender e conhecer melhor estas pessoas.

Importante: Este documento costuma ser confidencial já que as informações e interpretações para chegar neste mapa podem não necessariamente agradar se todos os envolvidos tiverem acesso. Tenha cuidado!

influencias

Mapa de Influência ou Mapa de Relacionamentos

No conceito anterior, a idéia é entender o grau de poder, interesse, impacto ou influência de cada indivíduo no projeto. Porém ninguém trabalha sozinho em um projeto, por menor que ele seja. O que acontece quando você coloca mais de uma pessoa em um projeto? Relacionamentos! O principal objetivo deste Mapa de Influência é entender o relacionamento (e influência) uma com as outras. Vamos ao exemplo da tabela acima, um mapa de influência de um projeto de implantação de software em uma pequena empresa.

Roberto Silva, CEO da empresa, está satisfeito/interessado no projeto. Possui forte influência sobre a maioria das pessoas. Porém possui nenhuma influência sobre o Técnico de Informática Manuel Gonçalves. Ele está insatisfeito com o projeto pois acredita que o sistema atual atenda as necessidades, já que ele quem desenvolveu e sabe que, para implantar um novo sistema, ele ficará sobrecarregado já que por ser uma empresa pequena, ele é o único técnico disponível.

Mas ai você pergunta “Como pode um técnico de TI ter tanta influência sobre o Roberto Silva, CEO da empresa?“. Simples. Como a empresa é pequena, o Manuel Gonçalves além de sócio da empresa, ele é casado com a irmã de Roberto Silva!
A maioria das pequenas empresas são familiares e os parentes podem ocupar diversos cargos na empresa, não necessariamente na gestão. O que não significa que as influências e o relacionamento pessoal não interfiram nas decisões internas.

Pois bem. Ainda no Gráfico, percebemos a forte influência do Grupo Comercial 2, com 5 indivíduos sobre o Grupo Comercial 3, com 10 indivíduos. Note que o Grupo 2 está insatisfeito com a mudança de sistema.

Ficou complicado entender? Ficará mais claro quando você ler o Plano de Ação para este exemplo.

Plano de Ação utilizando o Mapa de Influências.

Agora que você tem um entendimento melhor das partes interessadas e seus respectivos relacionamentos, precisa traçar um Plano de Ação. Em geral, em qualquer situação você deverá focar em elevar o nível de satisfação das pessoas insatisfeitas e manter o nível de satisfação das que já se encontram em situação favorável para/com o projeto.

Note no exemplo a Maria Antonieta. Ela possui uma forte influência sobre o Manuel Gonçalves, que está insatisfeito com o projeto. Isso é porque ela é a irmã mais velha dele. Além disso, ela possui um temperamento bem forte. Note também que ela possui uma forte influência sobre os Grupos 1, 2 e 3.

Através dela podemos buscar meios para que Maria motive o Manuel Gonçalves, mostrando os benefícios da mudança e o quanto facilitará o trabalho. Assim você já terá “blindado” o interesse de Roberto Silva, que não terá mais risco de ser contaminado pelo baixo interesse de ManuelMaria também pode minimizar o impacto negativo do Grupo 2 sobre o Grupo 3 ajudando a minimizar as “fofocas” entre os departamentos e identificando indivíduos deste grupo que influenciam negativamente os demais – e porquê.

Note que com o Mapa de Influência você tem a chance de criar uma reação em cadeia entre as partes interessadas, motivando e atraindo o interesse de muitas pessoas ao projeto trabalhando em apenas algumas. Claro que o risco inverso também é alto: Você pode falar algo indevido pra alguém com forte influência aos demais e prejudicar o seu projeto para sempre. Portanto, cuidado!

É claro que a situação do exemplo é simplista. Não é possível resumir relacionamentos em matrizes. Porém sabemos que a maior parte dos conflitos são por falta de comunicação e problemas pessoais. Em empresas pequenas isso é mais evidente: As pessoas trabalham o dia todo juntas e vão para casa juntas, levando consigo problemas da empresa!

Conforme você busca resolver estes conflitos de relacionamento através de maior comunicação e envolvimento das partes interessadas (métodos ágeis: comunicação maior e mais eficiente) você conseguirá um maior engajamento destas pessoas para/com seu projeto (recomendação do pmbok). Pessoas satisfeitas entre sí estarão mais propensas a aceitar mudanças e, consequentemente a aceitar o seu projeto.

 

No próximo artigo irei abordar alguns assuntos relacionados a comunicação nos projetos. Vamos falar de Sprints, relatórios, Plano de Comunicação e dicas para engajar todas estas partes interessadas que você teve o trabalho de identificar, entender e agora precisa mantê-las informadas (pmbok) e participativas (ágil)  no projeto.

Espero que tenham gostado e aguardo comentários!