[GPMPE-MH] – Garanta a eficiência do seu Plano de Comunicação #9

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Você já fez todo o planejamento do seu projeto, já conhece todas as partes interessadas e traçou um Plano de Comunicação que acredita cobrir todas as necessidades do seu projeto. Mas como garantir que este plano está funcionando? Como medir a eficiência deste plano?

O plano de comunicação é parte fundamental e importante de qualquer projeto, seja ele ágil, tradicional ou híbrido. Ele define como a comunicação irá ocorrer entre todos os envolvidos no projeto. Comunicação é a chave para o sucesso em qualquer projeto, pois ajuda a identificar riscos, problemas, retrabalhos e, acima de tudo, busca criar relacionamentos saudáveis entre os membros da equipe. Sempre insira no seu plano os elementos abaixo:

  • Objetivos da comunicação
  • Público Alvo
  • Propósito da comunicação para cada público alvo
  • Conteúdo, artefatos ou modelos para cada tipo de comunicação
  • Informações sobre banco de dados ou fontes de conteúdo para utilizarem
  • Métodos de comunicação disponíveis ou aprovados por tipo de comunicação
  • Frequência em que irá ocorrer determinado contato/evento
  • Responsável por cada evento de comunicação.

Com estes elementos básicos você consegue montar um plano de comunicação claro. Porém a maioria esquece de um ítem fundamental:

  • Como medir o sucesso

Como você espera saber que seu plano está funcionando? Lembre-se: se Reportar é diferente de se Comunicar! Se seu plano está falhando, não é eficiente o suficiente, suas reuniões não estão produtivas ou não consegue alcançar os objetivos, é hora de parar e rever seu plano para um modelo mais eficiente.

Comunicar é mais do que enviar uma mensagem, entregar um relatório ou fazer uma ligação. Você precisa se certificar, antes de tudo, que a mensagem foi entregue de maneira clara e da mesma forma que você transmitiu. O Transmissor é sempre o responsável por garantir esse entendimento. Só porque seu colega leu seu relatório, seu e-mail ou conversou via telefone não significa que você transmitiu claramente o que precisava. Certifique-se disso!

Algumas dicas do que você pode fazer para validar seu plano de comunicação ao longo do projeto:

  1. Formulário de Avaliação da reunião: Você pode criar uma pesquisa para que todos os participantes preencham ao término da reunião. Tenha em mente que seu formulário precisa ser curto e prático para que os participantes o preencham rapidamente. Você até poderia solicitar o preenchimento por e-mail após a reunião mas se você segue práticas ágeis sabe que nos últimos minutos você o utiliza para revisar os objetivos e assuntos da reunião. Neste momento já solicite o preenchimento do formulário (físico ou virtual) e de preferência anônimo. Veja este modelo do site Project Management. Está em inglês mas apresenta um formato bem interessante pra você começar.
  2. Feedback Verbal: Uma técnica simples e ótima para reuniões com poucos participantes. Solicite o feedback no fim da reunião e anote os pontos principais. Este feedback você poderá utilizar para criar reuniões mais produtivas no futuro.
  3. Reuniões de Retrospectiva: Em modelos ágeis temos as reuniões de retrospectiva das Sprints. Porque não realizar uma reunião sobre as reuniões passadas? Uma discussão aberta, um brainstorm sobre as últimas reuniões podem ajudá-lo a ver como o plano de comunicação está fluindo entre as partes interessadas do seu projeto. Entender o que está bem e o que está mal em relação a comunicação permitirá que você adapte e ajuste seu plano para a próxima fase, interação ou sprint do seu projeto.
  4. Revisões Constantes: Na maioria dos projetos o plano de comunicação é criado logo no início e acompanhado somente nas primeiras fases do projeto, depois não é mais revisado ou checado. Precisa definir uma rotina de atualização e monitoramento do que ficou combinado no inicio para garantir que o plano está realmente sendo utilizado.
  5. Crie uma rede de comunicação baseando-se na influência dos indivíduos: Neste artigo eu falo sobre como criar um mapa de influência entre as partes interessadas. Com base neste mapa, você pode definir melhor como seu plano de comunicação irá funcionar. Afinal, é comum alguém da sua equipe precisar repassar informações adiante. Se ela não possui uma boa influência ou não está de acordo com o projeto, certamente sua informação não será repassada da melhor maneira.
    • Recomendo a leitura do artigo “Beyond Reporting–The Communication Strategy” – Neste artigo Lynda Bourne menciona como criar uma rede de influências, além de focar em uma técnica que diminui o espaço existente entre quem recebe e quem envia a informação entre cada parte interessada.

Com estas sugestões acredito que você tem o suficiente para começar a medir e analisar a eficiência do seu plano de comunicação, tanto por tipo de comunicação como de acordo com a audiência do seu projeto.

 

Você tem alguma sugestão? Utiliza alguma outra técnica? O que você faz? Use os comentários e vamos discutir. Obrigado pela leitura!