Lições Aprendidas

[PMBOK6 #2] – Lições Aprendidas, Arquivadas e Esquecidas?

Se você gerencia um projeto, já deve ter ouvido o termo “Lições Aprendidas“. Mas será que você e sua equipe realmente aprenderam estas lições? Vamos ver o que já sabemos que “mudará” no PMBOK6?

Apenas evidências

Quando falamos sobre Lições Aprendidas, pensamos automaticamente em evidências. Consideramos que a Lição Aprendida é uma evidência de algo que aconteceu no projeto e usamos – ou deveríamos usar – esta informação nos projetos seguintes.

Ao pesquisarmos o termo “Lições Aprendidas” no PMBOK 5ª Edição, vamos encontrá-lo exatas 79 vezes (na versão em português).

Você verá o termo em praticamente todos os capítulos, mas também descobrirá algo interessante:

Não existe nenhum capítulo ou sessão tratando exclusivamente das Lições Aprendidas ou da Base de Conhecimento de Lições Aprendidas.

Encontramos o termo no glossário, em algumas entradas/saídas  – geralmente em ativos organizacionais – e explicações soltas onde é mencionado.

Pra fins de comparação, encontramos o termo “cronograma” 920 vezes e o termo “planejamento” 236 vezes.

Lições Aprendidas ou Subestimadas

Assim como o termo é subestimado no PMBOK 5ª Edição, as Lições Aprendidas são tratadas apenas como evidências em projetos.  Muitas pessoas pensam que um Gerente de Projetos serve apenas pra controlar planilhas e cronogramas. Esta crença talvez tenha relação com o número de vezes que o termo ‘cronograma’ aparece no PMBOK

Da mesma forma, muitos ignoram as Lições Aprendidas, talvez pela pouca menção no PMBOK, geralmente sob o pretexto que todo projeto é único – tal qual o próprio PMBOK define. Se é único, porque devo olhar informações históricas, olhar as Lições Aprendidas?

Quando as Lições Aprendidas são Geradas?

Se você perguntar isso pra qualquer Gerente de Projetos, todos vão dizer que as lições surgem o tempo todo no projeto. Mas, na prática, não é o que acontece. Reveja seus projetos recentes e diga: em quantos você teve reuniões ou encontros durante o projeto apenas pra tratar dos aprendizados? Aposto que na maioria deles você fez uma ou outra reunião e concentrou a documentação destas lições no final do projeto.

Não se preocupe, a maioria, inclusive eu e você, já fez isso em algum dos seus projetos – ou ainda faz. Outros eventos do projeto precisam ser tratados com maior prioridade e você acaba subestimando as lições por diversas desculpas – falta de tempo, orçamento, participação, estrutura, etc.

Qual a recomendação pra tratarmos as Lições Aprendidas

Considere como boa prática de mercado tratar as lições ao longo de todo o projeto, armazenando não somente o aprendizado mas as condições que o geraram. Como você resolveu um problema? De onde ele veio? A solução funcionou? Qual a atividade vinculada? Teve algum risco envolvido? Qual foi a solução do risco? Teve custo? Quanto foi? Quem pagou? Porque, porque e porque…

Você certamente terá um custo elevado no primeiro projeto que você utilizar pra criar seu Banco de Conhecimento com Lições Aprendidas. Porém acredite que este custo será compensado quando você não cometer o mesmo erro em outro projeto. Erros geralmente representam maior custo ou atraso no planejamento e custam caro. Com o tempo perceberá que você encontrará não somente menos lições aprendidas mas que outros processos do seu projeto serão melhor executados, como a gestão de riscos. E falando em riscos, dê uma olhada no artigo anterior desta série, onde abordo uma nova estratégia do gerenciamento de riscos que virá no PMBOK6! 

Mas, talvez, por falta de incentivo do próprio PMI junto ao PMBOK, dificulte pra você começar este trabalho em seu projeto, principalmente naquelas empresas que gostam de seguir exclusivamente o que o PMI recomenda – tratando até mesmo o PMBOK de maneira errada, como se fosse uma metodologia e não como conjunto de boas práticas, levando a uma série de erros.

Mas afinal, o que muda no PMBOK6? 

Ainda não está claro o quanto o PMI vai investir em melhorar a forma como as Lições Aprendidas devem ser tratadas. No entanto, já sabemos que o termo receberá maior destaque em documentação e transferência destas lições.

Teremos um incentivo maior no PMBOK6 para que os gestores façam o acompanhamento durante todo o projeto, não somente ao término do mesmo. Inclusive, esperamos que haja um incentivo para que isso seja feito ao menos no encerramento de cada fase do projeto.

Conclusões

Na prática, entendi que vão apenas reforçar algo que já deveria ser praticado. As Lições Aprendidas e a base de conhecimento destas lições devem ser considerados como ativos importantes para a organização e para os projetos.

Você economizará muito tempo não cometendo os mesmos erros de gestores anteriores e ganhará com os mesmos acertos. A lição aprendida deve ser usada, praticada e não esquecida e arquivada.

 

Obrigado pela leitura e até o próximo artigo!