Quando o Gerenciamento de Riscos Fracassa

Já sabemos que o Gerenciamento de Riscos é uma das principais áreas de conhecimento em um projeto. É uma área que faz a união de todas as outras, já que todas as áreas são fontes de riscos – incluindo a própria área de Gerenciamento de Riscos.

Ao revisar um cronograma você poderá identificar estimativas incorretas. Ao revisar os custos, encontrará algum recurso super alocado. Talvez ao revisar os contratos você encontre algum mal escrito ou não gerenciado adequadamente.

Você identificará estes problemas e definirá uma série de estratégias para corrigir, remover ou diminuir estes problemas. É bem provável que você também encontre algumas vantagens, os riscos positivos, que você possa explorar de alguma forma.

Mas e quando falhamos nisso?

Saber da existência de um problema não é a mesma coisa que resolvê-lo. Ele estará lá da mesma forma (ou maior) se você não realizar alguma ação.

Porém mesmo quando realizamos um ótimo trabalho de investigação, podemos tomar alguma decisão errada ou sermos influenciados por informações incorretas, atitudes incorretas ou outros fatores inesperados.

Escolhendo respostas ruins aos riscos

Imagine a situação em que você resolveu evitar um risco do seu projeto removendo o escopo referente à ele. Até ai tudo bem, mas então você descobre, só lá na frente, que aquele escopo era necessário. Agora, além de um custo maior para completar novamente o escopo, certamente o risco associado voltará – e com um impacto maior.

Você também descobriu que não conseguirá desenvolver uma parte do seu projeto e vai contratar uma empresa. Ao fazer isso, você assina um contrato sem ler todas as cláusulas e descobre tarde demais que o contrato não garante a entrega do desenvolvimento no prazo.

Pior do que transferir um risco sem verificar o contrato, é transferir sem necessidade. Imagine que você transferiu porque supostamente sua equipe não tinha conhecimento naquela tecnologia ou ferramenta. Após meses de trabalho com a equipe externa você descobre que um membro da sua organização conhecia aquela tecnologia mas você não sabia disso por não se comunicar corretamente.

+ 70 situações em que o Gerenciamento de Riscos falhará

Desta vez, ao invés de falarmos como devemos fazer o Gerenciamento de Riscos, vamos falar sobre o que NÃO fazer  (ou tentar evitar).

Reuni abaixo uma lista com + de 70 situações em que você terá problemas no Gerenciamento de Riscos. Veja a lista e me responda: 

Quantas destas situações abaixo você já vivenciou?

Clique aqui para ver a lista abaixo em formato de Mapa Mental

  1. A Organização e a Gestão do Projeto não possuem a mesma visão do Gerenciamento de Riscos
  2. Aceitar os Riscos/Oportunidades passivamente, reativamente ao invés de pró-ativamente.
  3. Aceitar prazos e definições sem realizar análises
  4. Aprovar mudanças no projeto sem rever os riscos em potencial
  5. Atraso nas Aprovações
  6. Chutes ao realizar a estimativa de 3 pontos
  7. Conflitos de Agenda entre as Partes Interessadas
  8. Conflitos não resolvidos
  9. Considerar apenas Ameaças ignorando as Oportunidades
  10. Copiar documentos prontos de outros projetos ao invés de criar os próprios documentos
  11. Criar Lições Aprendidas apenas no final do projeto, perdendo informações relevantes
  12. Criar gorduras no projeto ao invés de calcular as reservas de contingência
  13. Cronograma irrealista
  14. Cronograma não aprovado mesmo com o projeto em execução.
  15. Dados/informações irreais ou falsas
  16. Definição tardia do Gerente do Projeto
  17. Equipe Desmotivada
  18. Escolha da Estratégia de Resposta Errada (evitou ao invés de mitigar, mitigou ao invés de transferir, etc)
  19. Escolher o contratante mais barato
  20. Escopo Mal Definido
  21. Falhas na Comunicação
  22. Falta de Análise das Partes Interessadas
  23. Falta de Coordenador dos Riscos
  24. Falta de Interesse da Organização
  25. Falta de Interesse das Partes Interessadas Principais
  26. Falta de Interesse do Gerente do Projeto
  27. Falta de Trabalho de Equipe
  28. Fraca Análise dos Riscos do Cronograma
  29. Fraca Análise dos Riscos do Orçamento
  30. Fraca Análise dos Riscos no Orçamento E Cronograma
  31. Fraca Identificação de Riscos
  32. Fraca avaliação dos fornecedores /contratantes
  33. Fraca definições de premissas e restrições
  34. Fraco Monitoramento dos Riscos
  35. Gerar longos relatórios que ninguém irá ler
  36. Gerenciar Riscos por conta própria sem consultar a equipe
  37. Gerente de Projetos com baixa ou nenhuma autoridade
  38. Gestão Incorreta das Partes Interessadas
  39. Ignorar o apetite de riscos da organização
  40. Indisponibilidade de Recursos quando necessários

Terrível não é mesmo?

Certamente você já viveu alguma situação destes 40 itens. Como você resolveu o problema? Qual foi a sua lição aprendida? Confira abaixo mais 32 situações onde o Gerenciamento de Riscos poderá falhar:

  1. Má Gestão do Controle de Mudanças
  2. Não alocar recursos ou custos para o Gerenciamento de Riscos
  3. Não comparar o previsto com o realizado para identificar variações
  4. Não considerar a Análise dos Riscos durante o intervalo entre as aprovações
  5. Não considerar a disponibilidade dos recursos na programação das atividades
  6. Não considerar a tolerância das partes interessadas aos riscos
  7. Não consultar as opiniões especializadas
  8. Não controlar os defeitos/falhas da equipe técnica
  9. Não criar gatilhos para os riscos conhecidos
  10. Não criar o Plano de Gerenciamento de Riscos
  11. Não criar os documentos necessários para a gestão do projeto
  12. Não criar protótipos
  13. Não definir planos para a logística
  14. Não definir planos para os Contratos
  15. Não definir reserva de contingência para riscos imprevistos.
  16. Não lidar com a ambiguidade, polarização (bias, viés)
  17. Não medir o desempenho da equipe
  18. Não monitorar as reservas de contingência do projeto
  19. Não priorizar o assunto dos Riscos nas reuniões periódicas
  20. Não realizar auditorias de Gerenciamento de Riscos
  21. Não realizar simulações
  22. Não revisar a Lista de Observação (watch list)
  23. Não revisar o Registro de Riscos no tempo adequado
  24. Não tratar as causas-raiz dos riscos
  25. Não usar as Lições Aprendidas
  26. Não validar os contratos dos riscos transferidos
  27. Partes Interessadas não valorizam/entendem a gestão dos riscos
  28. Prazo Apertado
  29. Riscos de Segurança
  30. Riscos no Ambiente
  31. Usar apenas o Checklist na Identificação dos Riscos
  32. Usar orçamentos anteriores como base para os novos orçamentos.

 

Com certeza existem muitas outras situações não é mesmo?

E você? Quantas destas situações você já vivenciou? Conte quantas e comente abaixo!

Muito obrigado pela leitura e até o próximo artigo!

 

Referências:

Why Project Risk Management Fails (Mind Map) (Exclusivo membros PMI)