[RM] – O Risco do Gerenciamento de Riscos

Todos sabemos da importância do Gerenciamento de Riscos para os projetos. Mas você já parou pra pensar no risco de gerenciar os riscos? Neste artigo vamos tentar entender juntos porque os profissionais erram tanto na gestão de riscos dos seus projetos.

Você começou um novo projeto e entra nos processos do Gerenciamento de Riscos. Identifica um novo risco porém percebe que não é um risco do seu projeto ou do produto do seu projeto. Você acaba de perceber que está com problemas logo na forma de gerenciá-los!

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O Gerenciamento de Riscos é, sem dúvidas, uma das áreas mais importantes da Gestão de Projetos. Existem até quem diga que é realmente a mais importante de todas. Devemos pensar nela logo no início quando vamos planejar um projeto e deve fazer parte de nossas ações diárias.

Mas infelizmente não é o que acontece na maior parte dos projetos.

Verifique suas Lições Aprendidas

Bem ou mal, a maioria dos gerentes de projetos já teve alguma experiência no gerenciamento de riscos. Aproveite agora e reveja as lições aprendidas dos seus últimos projetos. Como gerenciou os riscos deles? Quantas premissas se mostraram falsas ou quantos riscos aconteceram por falta de acompanhamento ou reavaliação dos riscos?

Tenho certeza que você teve muitos problemas em seus projetos, afinal, é raríssimo encontrar um projeto em que houve uma gestão de riscos realmente eficiente. Verá que em nenhum deles você lidou com a gestão de riscos com prioridade.

Você usou seu protetor solar hoje?

Qualquer Gerente de Projetos vai dizer que o gerenciamento de riscos é importante para o projeto. Sem dúvidas dirão que os processos de gestão de risco são críticos e que devem ser feitos com atenção. Vão falar que deve ser o foco de todo o ciclo de vida do projeto e não somente na fase de planejamento. Mas isso realmente acontece? Não! E pior: Se acontece, é muito mal feito.

É a mesma coisa quando falamos sobre usar filtro solar. Todos sabemos da importância dele, sempre ouvimos falar das chances de ter câncer de pele e que devemos usar todos os dias. Mas você usa? Não. Muitas vezes você só se lembra dele quando vai praia ou pior: Só se lembra quando a pele já está queimada. Você sofre, diz pra você mesmo que da próxima vez vai usar, mas o tempo passa e você continuará não usando.

Principais erros no Gerenciamento de Riscos

Antes entenda que este problema não é exclusivamente seu. Não estou chamando você de incompetente ou algo do tipo. O fato é que a Gestão de Riscos só é lembrada tarde demais quando os problemas acontecem ou não é nem ao menos considerada para a maior parte dos projetos.

Podemos usar uma ferramenta chamada Checklist para ajudar na identificação de riscos, porém muitos a usam para identificar apenas os principais fatores que podem influenciar o projeto. Fazem o processo de identificar os riscos bem superficialmente e se dão por satisfeitos quando identificam 3 ou 4 riscos. Não se esforçam ao montar uma matriz de Probabilidade X Impacto e ao planejar as respostas aos riscos, criam ações bem superficiais como por exemplo:  “Este risco vai acontecer de qualquer maneira, então não vamos fazer nada a respeito“.

Esquecem que o processo deve ser iterativo e fazem apenas no começo do projeto, na fase de Planejamento! Depois de feito, arquivam e esquecem do Registro de Riscos. Não atualizam, não discutem nem validam o que foi combinado ao longo do projeto.

Mas porque isso acontece?

Você provavelmente se identificou com algumas situações descritas acima, correto? Ou será que você é a exceção, que faz o processo como se deve e pensa que apenas os outros profissionais eram? Pense bem: A Gestão de Riscos é difícil para a maior parte dos Gerentes de Projetos.

Saiba que esta percepção tem muito a ver com a psicologia. Todos queremos acreditar que somos incríveis, excelentes, que fazemos um trabalho perfeito e que não erramos nunca. Nós, Gestores de Projetos, acreditamos que somos tão bons em nossos planejamentos que pensamos prever tudo o que pode acontecer. Saiba que esta arrogância prejudica apenas a você mesmo.

Sabe porque o Gerenciamento de Riscos é tão chato para muitos profissionais? É porque ele exige que façamos constantes revisões e replanejamentos nos nossos planos de projeto. Não queremos isso ou simplesmente acreditamos que não temos tempo. Fora quando estamos trabalhando sob pressão do cliente ou do patrocinador que nos força a não fazer nenhuma revisão no que foi planejado.

Um pouco sobre processos do Gerenciamento de Riscos

Precisamos rever nossos planos quando Evitamos, Transferimos ou Mitigamos um risco. Temos que ajustar o tempo das atividades, mudar o esforço, o custo ou ainda incluir novas tarefas. Isso também ocorre quando Exploramos, Compartilhamos ou Garantimos que um risco aconteça. Estou falando agora dos riscos positivos, também chamados de oportunidades. Você não pode ignorá-los!

Veja que durante todo o ciclo de vida do projeto precisamos reavaliar os riscos, identificar novos riscos, temos que pensar o que vamos fazer com cada um deles, atualizando e modificando nosso plano, nosso cronograma, e assim vai. Veja só quanto trabalho e retrabalho – e a maioria de nós não gosta ou não quer isso.

A importância da Gestão correta dos Riscos.

Quando o Gerenciamento de Riscos é feito da forma correta, ele comanda praticamente todo o planejamento do projeto. Não devemos apenas olhar para os riscos de forma reativa ao final do projeto e também não deixar a gestão de riscos apenas no planejamento. Ele deve fazer parte do primeiro até o último dia do seu projeto. 

Quando modificamos o escopo do projeto, precisamos incluir ou remover atividades. Além disso temos que estimar o custo e tempo necessário de cada uma, além de alocar os recursos corretos. Cada vez que fazemos isso, precisamos não somente identificar novos riscos, mas reavaliar os existentes e como eles são afetados. Temos que checar as respostas para os riscos já identificados e trabalhar nas respostas para os novos riscos. Veja que este processo é iterativo, controlado e apoiado diretamente pelo Registro de Riscos que você começou a criar no Planejamento do seu projeto.

Tenha sempre o Registro de Riscos debaixo do seu braço. Sempre utilize nas reuniões de acompanhamento do projeto e utilize-o como tema central delas. Faça reavaliações nos riscos identificados, verifique se os riscos já ocorreram ou senão vão ocorrer e feche o risco. Não se esqueça também de sempre reavaliar o impacto e a probabilidade dos riscos ativos, ajustando também as reservas. Lembre-se de liberar a reserva que não for utilizada para a Administração ou ajuste conforme o necessário.

Qual a tolerância e o apetite de riscos da sua organização?

Você ficou cansado apenas de ler, não é mesmo? Todo o processo é cansativo mas aproveite para refletir em como você gerecia os riscos nos seus projetos. Infelizmente não conseguimos prever tudo o que acontecerá no projeto e você precisa aceitar que o seu planejamento não é infalível. Você também não é infalível ou perfeito em tudo o que faz. Erros e problemas vão acontecer e, geralmente, acontecem!

Não utilize as ferramentas de identificação de riscos apenas para identificar riscos básicos, aqueles riscos comuns nos seus projetos. Saia na frente e promova a discussão sobre o assunto com sua equipe e valide com ela como melhorar seu processo de gerenciamento de riscos.

Você já teve uma conversa séria na sua organização sobre a tolerância e o apetite de riscos? Pense nisso, pois somente assim você saberá o quão complexo o processo de gerenciamento de riscos precisa ser e qual o custo dele para a sua organização.

Por exemplo, uma empresa inovadora tende a aceitar melhor os riscos, então provavelmente terá um processo bem mais leve de gestão de riscos do que uma empresa conservadora, que não tem tolerância nenhuma com os riscos. É fundamental que você conheça a tolerância e o apetite para riscos da sua organização, pois com esta informação você poderá criar respostas aos riscos realmente válidas e eficientes para seu projeto.

Conclusões

Volto a dizer, leve a discussão sobre a importância do gerenciamento de riscos para a sua organização. Temos que revisitar o registro dos riscos com frequência, acompanhados dos gestores, clientes e patrocinadores dos projetos. Lembre-se de discutir o assunto com sua equipe e demais envolvidos no seu projeto, pois todos eles precisam entender a importância do gerenciamento de riscos e ter uma postura proativa frente as ações contra ou a favor dos riscos.

Se você fizer um trabalho apenas superficial, ignorando ou subestimando os riscos, apenas ficará mais difícil para você mesmo, já que terá dificuldades em entregar o projeto no prazo/custo/qualidade esperado. Deixando a gestão de riscos de lado você estará fatalmente condenado a ver seu custo aumentar, seus prazos estourarem e o pior: as partes interessadas do seu projeto e seu patrocinador ficarão insatisfeitos com o produto do seu projeto.

Sua equipe será a que mais vai sofrer com a falta de dedicação ao gerenciamento de riscos pois serão eles os que terão que correr para entregar e corrigir tudo o que é necessário para que o projeto seja entregue e aceito. Gastarão horas extras e trabalharão sobre pressão, destruindo a motivação de cada um para com o seu projeto.

Qual o maior risco em um projeto? O maior risco é não gerenciar os riscos!

Seja proativo e procure melhorar a sua atividade como Gestor de Riscos, caso contrário você estará apenas prestando um serviço ruim para você, sua equipe, projeto e organização.

Faça a Gestão de Riscos como deve ser mas não porque estou dizendo que é importante, mas sim por todas as evidências mostrarem que seu projeto será bem melhor coordenado e entregue se os riscos estiverem sendo controlados e acompanhados como se deve.

Ah, e lembre-se de usar filtro solar.

Referências:

PMBOK 5ª Edição

Practice Standard for Project Risk Management

ProjectManagement.com